Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1.       Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2.        Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3.        Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4.        Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5.       Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a.       Menurut wujud surat
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar

b.       Menurut tujuan surat :
1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran

c.       Menurut sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

d.       Menurut jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman

e.       Menurut keamanan isi surat :
1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa

f.        Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar

g.       Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern

Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:

1.       Siapa yang mengirim
a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.

2.       aktivitas yang dikandung dalam surat, dan

3.       wujud surat.